Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Sistem
Buku Besar dan Pelaporan
Fungsi
utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai
berikut:
- § Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler
- § Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta penjualan sekuritas investasi
- § Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran
- § Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian
Proses
Database
terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai
kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer
membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada
area tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan
laporan keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam
menilai kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan
informasi yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku
besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga
mendukung pertanyaan secara online.
Ancaman
dan Pengendalian
Ancaman
umum pertama adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Data
buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang
menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya, kesalahan dalam
laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan
pemerintah dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula,
kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan kepada pemegang
kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif dari pasar
modal.
Satu
cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atau
tidak valid adalah dengan menggunakan berbagai pengendalian integritas
pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir
membuat entri jurnal langsung.
Ancaman
umum kedua adalah pengungkapan informasi keuangan yang tidak diotorisasi.
Khususnya, perusahaan tidak perlu terburu-buru menerbitkan laporan keuangan;
penerbitan laporan keuangan secara prematur cenderung menimbulkan sanksi dari
berbagai agensi terkait dan timbulnya tuntutan hukum dari pemegang kepentingan.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan laporan
keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan menerapkan autentikasi multifaktor
dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit akse terhadap buku besar
diberikan hanya bagi pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk melakukan
pekerjaannya. Melakukan enkripsi database memberikan proteksi tambahan karena
menyediakan informasi yang tidak dapat dimengerti oleh mereka yang berhasil
mendapatkan akses database yang tidak diotorisasi. Enkripsi juga mencegah para
pegawai TI, yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP menggunakan utilitas
sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif.
Ancaman
umum ketiga adalah hilangnya atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk
menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur
pemulihan bencana.
Memperbarui
Buku Besar
Proses
Aktivitas
memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua
sumber berikut ini:
1.
Subsistem
akuntansi
2.
Bendahara
Entri
jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam
file voucher jurnal (journal voucher file) yang berisi informasi yang akan
ditemukan dalam jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual: tanggal entri
jurnal, akun-akun yang didebit dan dikredit, dan jumlahnya. File voucher jurnal
merupakan bagian penting dari jejak audit, yang memberikan bukti bahwa seluruh
transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan lengkap.
Ancaman
dan Pengendalian
Dua
ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak
diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan
pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru dalam
laporan kinerja keuangan.
Ada
dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu ikhtisar entri
jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara.
Sumber pertama merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan yang
masing-masing adalah inti dari berbagai prosedur pengendalian aplikasi yang
didesain untuk memastikan ketepatan dan kelengkapan. Entri jurnal yang dibuat
bendahara adalah entri jurnal yang asli yang mnegakibatkan jenis-jenis edit
input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa
entri tersebut akurat dan lengkap, yaitu:
1.
Pengecekan
validitas untuk memastikan bahwa akun-akun buku besar ada untuk setiap nomor
akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2.
Pengecekan
field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal hanya
berisi data numerik.
3.
Pengecekan
saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama
dengan total kredit.
4.
Pengecekan
kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah dimasukkan,
terutama sumber entri jurnal.
5.
Verifikasi
close-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan
bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6.
Pengecekan
tanda saldo akun besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada pada posisi yang
tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7.
Menghitung
total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher
jurnal.
Pengendalian
akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian kompatibilitas
berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri jurnal
yang tidak diotorisasi.
Rekonsiliasi
dan Laporan Pengendalian
Rekonsiliasi
dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan dibuat selama
proses memperbarui buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah
mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo (trial balance) adalah sebuah laporan
yang mencantumkan saldo untuk seluruh akun buku besar. Namanya menunjukkan
fakta bahwa jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat, total dari
seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo
kredit; jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting.
Rekonsiliasi
lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku besar
terhadap total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait. Pada akhir periode
fiskal penting pula untuk memverifikasi bahwa akun "suspense" atau
akun "kliring" sementara memiliki saldo nol. Akun suspense dan
kliring tersebut memberikan sebuah sarana untuk memastikan bahwa buku besar
selalu seimbang. Setelah kedua entri jurnal lengkap, akan kliring khusus,
pengiriman yang belum ditagih, seharusnya memiliki saldo nol. Jika tidak,
berarti terjadi suatu kesalahan dan harus diteliti serta dikoreksi.
Mencantumkan
voucher jurnal berdasarkan nomor akun umum agar mempermudah proses identifikasi
penyebab kesalahan yang memengaruhi suatu akun buku besar tertentu.
Mencantumkan
voucher jurnal berdasarkan urutan numerik, tanggal, dan nomor akun yang dapat
menunjukkan posting entri jurnal yang tidak ada. Laporan-laporan tersebut juga
sering menyertakan jumlah total untuk menunjukkan apakah debit dan kredit total
yang di-posting ke buku besar jumlahnya sama.
Posting
Jurnal Penyesuaian
Proses
Jurnal
penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal
disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagi berikut:
1.
Akrual
adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau
dikeluarkan.
2.
Penangguhan
adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contoh:
pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran
tertentu (sewa, bunga, dan asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka.
3.
Estimasi
adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama
sejumlah periode akuntansi. Contoh: depresiasi dan beban utang tak tertagih.
4.
Revaluasi
adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan
nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
5.
Koreksi
adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan
dalam buku besar.
Ancaman
dan Pengendalian
Entri
jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang
perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan
mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru,
jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas
sebelumnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga
harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir.
Pengendalian tambahan disediakan dengan membuat sebuah file jurnal penyesuaian
standar untuk jurnal penyesuaian yang berulang yang dibuat pada setiap periode,
seperti beban depresiasi. Sebuah file jurnal penyesuaian standar meningkatkan
ketepatan input dengan mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan jenis entri
jurnal yang sama secara berulang. Pengendalian akses yang kuat mengurangi
risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi. Sebagai tambahan atas
pengendalian preventif sebelumnya, rekonsiliasi periodik dan jejak audit
menyediakan sebuah sarana untuk mendeteksi jurnal penyesuaian yang tidak
diotorisasi atau tidak akurat.
Menyiapkan
Laporan Keuangan
Proses
Sebagian
besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan
keuangan baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membaut nol
seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dna memindahkan
pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan laba rugi merupakan
ikhtisar kinerja perusahaan untuk satu waktu periode waktu tertentu. Laporan
perubahan posisi keuangan menyajikan informasi mengenai aset, kewajiban, dan
ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu. Laporan arus kas meyediakan
informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan aktivitas operasi,
investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya. Sekarang
akan membahas dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang penting yang
cenderung memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan:
perubahan selanjutnya yang diajukan dari U.S. GAAP ke IFRS dan mewajibkan untuk
menggunakan XBRL ketika mengirimkan laporan ke SEC.
·
Transisi
dari GAAP ke IFRS. IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi
desain sistem buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaan besar
terkait akuntansi untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap
utama dicatat dan didepresiasikan dalam basis gabungan. Sebagai contoh,
keseluruhan biaya untuk bangunan kantor sebuah perusahaan yang baru akan
dicatat sebagai satu aktiva dan didepresiasi selama masa manfaat, untuk
bangunan biasanya diestimasikan selama 40 tahun. Sebaliknya, IFRS secara umum
mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen aktiva tetap, untuk mengakui fakta
bahwa elemen (komponen) yang berbeda mungkin memiliki umur ekonomis yang
berbeda. Pengaturan dalam bentuk komponen mengharuskan perusahaan menggali
database untuk mengidentifikasi dan memisahkan biaya dari berbagai aktiva
tetap. Untuk perusahaan-perusahaan besar yang mungkin memiliki puluhan ribu
aktiva tetap, pengaturan dalam bentuk komponen akan menjadi usaha penting yang
berisiko terjadinya kesalahan klasifikasi dan pencatatan saat mereka mengubah
struktur buku besar perusahaan. Perbedaan lainnya mencakup perhitungan untuk
biaya penelitian dan pengembangan (litbang). Dibandingkan GAAP, IFRS
memungkinkan kapitalisasi biaya pengembangan pada tahap awal proses. Perbedaan
ketiga adalah IFRS tidak mengizinkan penggunaan metode last-in-first-out (LIFO)
untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang menggunakan LIFO harus
memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan yang digunakan untuk
menilai persediaan. Perubahan-perubahan tersebut akan perlu ditinjau dan diuji
dengan cermat untuk meminimalkan risiko kesalahan.
·
XBRL:
Merevolusi proses pelaporan XBRL. XBRL adalah singkatan dari eXtensible
Business Reporting Language; yaitu suatu bahasa pemrograman yang didesain
secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi bisnis. Tanpa XBRL,
dokumen elektronik, terlepas dari formatnya (teks, HTML, PDF, dsb.) secara
esensial hanya versi digital dari laporan kertas. Manusia dapat membaca data
tersebut, tetapi komputer tidak dapat secara otomatis memprosesnya sampai
penerima secara manual memasukkannya ke dalam format yang sesuai. XBRL
mengubahnya dengan membuat sandi informasi mengenai komponen data yang
bermakna, sehingga program komputer lain dapat memahami apa yang perlu
dilakukan dengan data tersebut.
Peran
Akuntan. Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua
tahap pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi (suatu rangkaian
file XBRL yang menjelaskan elemen-elemen dan hubungan di antaranya) yang
sesuai. Untuk memastikan keterbandingan di laporan XBRL yang dihasilkan oleh
organisasi yang berbeda, taksonomi standar telah dikembangkan bagi banyak
negara dan industri yang berbeda. Para akuntan menggunakan pengetahuan mereka
atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsip-prinsip akuntansi umum
untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan organisasi tersebut.
Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam sistem akuntansi organisasi
terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
Meski
demikian, taksonomi standar tidak dapat menutupi setiap situasi yang mungkin.
Terkadang, sebuah organisasi perlu mencatat informasi keuangan dalam cara atau
tingkat detail yang berbeda guna menunjukkan cara uniknya dalam berbisnis.
Dalam kasus tersebut, para akuntan dapat membuat tanda baru untuk menyajikan
informasi mengenai aktivitas bisnis organisasi tersebut dengan lebih akurat.
Tanda-tanda baru inilah yang disebut sebagai taksonomi perpanjangan (extension
taxonomy). Para akuntan cenderung menggunakan perangkat lunak untuk melakukan
taksonomi tersebut (dan segala perpanjangan) untuk menandai data organisasi
mereka, membuat dokumen contoh, dan kemudian memvalidasi dokumen contoh
tersebut sebelum dikirimkan. Para akuntan juga akan berpartisipasi secara
khusus dalam pembuatan style sheet untuk memastikan bahwa informasi tersebut
ditampilkan dengan layak.
Ancaman
dan Pengendalian
Masalah
potensial yang ada adalah adanya anggapan bahwa pembuatan perpanjangan
taksonomi tidak penting dan lebih memilih menggunakan tanda standar. Latihan
dan pengalaman akan cenderung mengurangi risiko terjadinya kesalahan semacam
itu. Selain itu, audit eksternal independen merupakan hal yang penting sebagai
sebuah detective control.
Pelaporan
keuangan yang curang adalah masalah potensial lainnya. Kecurangan atas laporan
keuangan sering melibatkan entri jurnal oleh manajemen level atas yang
menyebabkan laporan keuangan organisasi tersebut menjadi lebih saji atau kurang
saji pada nilai kewajiban. Sulit untuk mencegah entri jurnal tersebut karena
manajemen level atas pada dasarnya memiliki kemampuan untuk mengesampingkan
sebagian besar pengendalian internal. Oleh karena itu, pengendalian terbaik
untuk menanggulangi ancaman terkait kecurangan laporan keuangan adalah dengan
review (audit) independen bagi seluruh entri jurnal khusus yang digunakan untuk
membuat buku besar.
Menghasilkan
Laporan Manajerial
Proses
Sistem
ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan
dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan
pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi.
Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang
direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus
masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk
menentukan kebutuhan peminjaman. Sebagai tambahan pada anggaran, kemampuan
pemrosesan pertanyaan sistem ERP memungkinkan para manajer untuk membuat
sejumlah laporan kinerja yang hampir tak terbatas dengan mudah. Para akuntan
harus memahami cara menggunakan kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas
sistem ERP, sehingga mereka dapat menambahkan nilai dengan menyarankan
cara-cara alternatif untuk mengatur dan menganalisis data mengenai proses
bisnis.
Ancaman
dan Pengendalian
Laporan
dan grafik yang didesain buruk dapat menyebabkan manajemen membuat keputusan
yang bias atau keliru. Ada tiga pengendalian yang penting untuk menanggulangi
ancaman tersebut, yaitu:
1.
Penggunaan
akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel. Untuk mengevaluasi
kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang dapat dikendalikan
secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi
pertanggungjawaban (responsibility accounting) merupakan sebuah sistem
pelaporan hasil keuangan dalam basis tanggung jawab manajerial dalam sebuah
organisasi. Sebuah anggaran fleksibel (flexible budget) adalah sebuah anggaran
yang jumlahnya tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas
yang sesungguhnya.
2.
Balanced
scorecard adalah sebuah laporan manajemen yang mengukur empat dimensi kinerja:
perspektif keuangan, operasi internal, inovasi dan pembelajaran, serta
perspektif pelanggan perusahaan tersebut.
3.
Prinsip-prinsip
desain grafik yang tepat. Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses
identifikasi serta pemahaman trend dan hubungan. Sementara, grafik yang
didesain dengan buruk dapat mengganggu pembuatan keputusan dengan perhatian
yang menyesatkan, menyembunyikan perubahan-perubahan penting dalam data atau
menyebabkan kesan awal yang keliru.
Komentar
Posting Komentar